Invitation à une soirée d'entreprise : des inscriptions propres, une liste prête pour l'accueil
Soirée de fin d'année, afterwork, lancement, séminaire : l'invitation doit être à l'image de l'entreprise, et la liste d'inscrits doit être fiable. Voici comment faire les deux avec un lien.
Pourquoi une invitation en ligne pour une soirée d'entreprise ?
Parce qu'elle donne une liste d'inscrits à jour sans tableur ni boîte mail à dépouiller. Chaque invité répond en un clic depuis le lien, et tu vois les inscriptions en temps réel.
L'invitation reste à jour : si la salle ou l'horaire change, tu modifies la carte et tout le monde voit la nouvelle version avec le même lien. Les invités peuvent ajouter l'événement à leur agenda.
Quelles questions poser aux collaborateurs ?
Celles qui servent à la logistique : repas, transport, ateliers. Les questions à choix donnent des réponses comptables directement.
- Menu ou régime alimentaire (question facultative)
- Participation : conférence, dîner, soirée
- Navette ou parking
- Atelier choisi (pour un séminaire)
- Taille de t-shirt ou de goodies
Quelle formule pour une entreprise ?
Pour un événement ponctuel, Grand événement (29,90 € une fois) donne jusqu'à 500 invités, dix questions et le logo de l'entreprise. Si tu organises souvent, Pro coûte 19 € par mois, ou 14 € par mois à l'année : événements illimités, jusqu'à 1 000 invités chacun.
| Formule | Prix | Invités | Logo |
|---|---|---|---|
| Invitotte+ | 9,90 € une fois | jusqu'à 150 | non |
| Grand événement | 29,90 € une fois | jusqu'à 500 | oui |
| Pro | 19 €/mois ou 14 €/mois à l'année | jusqu'à 1 000 par événement | oui, événements illimités |
Comment préparer l'accueil le jour J ?
Exporte la liste en Excel/CSV : nom, e-mail, réponse, accompagnants, réponses aux questions. Elle sert de liste d'émargement à l'accueil.
Pour les données des collaborateurs, quelques règles simples s'appliquent : vois le RGPD et la liste d'invités. Pour les événements d'équipe plus petits, il y a aussi le pot de départ et le départ à la retraite.
Comment donner à l'invitation l'image de l'entreprise ?
Avec le logo, la couleur et la police. Le logo de l'entreprise s'ajoute avec Grand événement ou Pro ; la couleur et la police se règlent sur toutes les formules.
Choisis un thème sobre (« minimal » est gratuit, d'autres thèmes premium sont inclus à partir d'Invitotte+), règle la couleur sur celle de ta marque, et garde un message court : date, lieu, programme. Une photo du lieu ou de l'équipe peut remplacer un long texte. Le petit logo « Fait avec Invitotte » disparaît dès Invitotte+.
Comment gérer plusieurs événements dans l'année ?
Avec l'abonnement Pro, chaque événement a automatiquement les avantages Pro : jusqu'à 1 000 invités, dix questions, logo et export. Tu crées autant d'événements que nécessaire, sans payer à chaque fois.
Le Pro coûte 19 € par mois sans engagement, ou 14 € par mois payés à l'année, résiliable à tout moment.
Questions fréquentes
Les collaborateurs doivent-ils créer un compte ?
Non. Ils répondent en un clic depuis le lien, sans compte.
Peut-on avoir une facture ?
Avec Pro, chaque paiement donne un reçu, et le portail de facturation garde l'historique.
L'abonnement Pro est-il résiliable ?
Oui, à tout moment, en mensuel comme en annuel.
Peut-on inviter des clients en anglais ?
Oui : chaque invitation est en français ou en anglais. Pour un public mixte, crée deux invitations. Pour démarrer, vois créer une invitation en ligne.
Comment contrôler qui s'inscrit ?
Réserve le lien à ta liste : tu ajoutes les invités (nom, e-mail), et chacun a un lien personnel. Quelqu'un d'extérieur qui n'a que le lien général peut voir la carte, mais pas s'inscrire.
Pour un afterwork ouvert à tout le service, le lien ouvert suffit : chaque personne qui répond s'ajoute à ta liste. Masque la liste des participants si tu ne veux pas qu'elle soit visible.